¿Las empresas todavía usan ingreso manual de datos?

¡Sí! Siendo justos, las empresas que aún utilizan el ingreso manual de datos tienen sus razones…

• Presupuesto y/o operaciones limitadas
• Datos sensibles
• Sin presupuesto para capacitación
• Sin riesgo de ciberataques
• Sistemas antiguos o legacy

Lamentablemente, esas razones no son sostenibles. A medida que una empresa crece, también lo hace el papeleo.
La productividad, el rendimiento, la satisfacción del cliente y de los empleados se verán afectados.
Aumentarán los errores tipográficos, las multas por pagos tardíos y la falta de control de calidad. El crecimiento del negocio se verá frenado.

“Los costos directos e indirectos del procesamiento manual y en papel de facturas ascienden a unos asombrosos 2,7 billones de dólares para las empresas a nivel mundial.”
Informe de Goldman Sachs (2018)

Tras la pandemia de COVID-19, muchas empresas pasaron a un modelo de trabajo remoto total o parcial.
Para los equipos de cuentas por pagar que aún siguen un procesamiento manual, esto representa un problema: ingresar manualmente facturas en el ERP es tedioso, se retrasan los pagos y aumentan los errores administrativos.

¿Qué es la automatización del procesamiento de facturas?

Puede sorprenderte saber que —en este mundo de IA— algunas empresas todavía defienden el procesamiento manual de facturas. ¡Uf, qué sufrimiento!
Entiendo la mentalidad de “siempre lo hicimos así”, pero es el siglo XXI. ¿No te gustaría acelerar un poco las cosas? ¿Ahorrar dinero? ¿Reducir el error humano?

La automatización del procesamiento de facturas existe, y es algo gigante.
Aunque muchas empresas aún reciben facturas por fax o papel, las soluciones automatizadas reducen el tiempo de captura y procesamiento de datos drásticamente.

Las herramientas impulsadas por IA permiten gestionar todo el flujo financiero desde una sola plataforma.
Nada de alternar entre aplicaciones, sin errores humanos ni riesgos de fraude.

Proceso de “invoice to pay” (de la factura al pago)

La mejor solución de automatización de procesamiento de facturas mejorará todo el proceso de factura a pago —también conocido como procure-to-pay— que describe todas las tareas del departamento de cuentas por pagar.

• Solicitud de productos o servicios
• Recepción de la factura
• Etapa de orden de compra
• Recepción de los productos o servicios
• Procesamiento de la factura
• Pago

Automatizar este flujo con IA y OCR (como las soluciones de Takyon Data) permite ahorrar tiempo y dinero, eliminando tareas manuales.

Beneficios de la automatización del procesamiento de facturas

Poner fin a las tareas manuales que consumen tiempo y son propensas a errores revolucionará la manera en que tu empresa gestiona las cuentas por pagar.
Obtendrás aprobaciones más rápidas, visibilidad en tiempo real y relaciones más sólidas con proveedores.

Aumenta la precisión y reduce los errores

Los algoritmos de IA detectan y corrigen errores tipográficos y fallos, alcanzando una precisión del 100%.
No más pagos tardíos o duplicados.

Optimiza los procesos digitales

Las tareas repetitivas pueden categorizarse automáticamente y enviarse al equipo correcto para su aprobación y pago.

Realiza coincidencias automáticas (matching)

El software compara montos y datos de facturas con órdenes de compra y remitos, eliminando pagos incorrectos.

Aumenta la visibilidad

Podrás monitorear el estado de cada factura y detectar demoras o problemas de manera proactiva.

Gestiona las relaciones con proveedores

Al garantizar pagos precisos y puntuales, mejorarás la relación con tus socios comerciales.

Ahorra dinero

Reducí costos operativos y evitá deudas incobrables derivadas de errores humanos.

¿Cómo funciona la automatización del procesamiento de facturas?

Con velocidad y eficiencia. Tu equipo te va a adorar cuando incorpores un sistema automatizado, eliminando tareas tediosas y errores.

1. Recepción de la factura

El sistema captura los datos con tecnología OCR y los traduce a texto digital.

2. Validación de la factura

La automatización valida los datos y los coteja con órdenes de compra o registros de proveedores.

3. Aprobación de la factura

La factura se envía para aprobación, reduciendo tiempos y errores con flujos automatizados.

4. Pago realizado

Tras la aprobación, el sistema ejecuta el pago y notifica al proveedor automáticamente.

5. Archivo de la factura

Finalmente, la factura se almacena digitalmente, lista para consulta o auditoría.

La plataforma de Procesamiento Inteligente de Documentos de Takyon combina machine learning, visión por computadora, NLP y RPA, permitiendo automatizar el 90% de las tareas de AP.

¿Qué procesos de Cuentas por Pagar (AP) puedo automatizar?

• Ingreso de datos: captura automática de datos de facturas, precisa y rápida.
• Codificación: clasificación automatizada sin plantillas (template-free), de bajo código (low-code).
• Coincidencia (Matching): detección de pagos duplicados o facturas repetidas.
• Aprobación: automatización de flujos de revisión para reducir tiempos de aprobación y errores humanos.

Si querés conocer cómo implementar esta solución en tu empresa, visitá takyondata.com/contacto.